Agil styrning i tider av extrem osäkerhet

2020-03-24

För ett tag sedan dök frågan om agil styrning upp på LinkedIn. En person frågade om någon hade erfarenhet av och goda exempel på agil styrning. Innan vi går in på goda exempel bör vi reda ut vad agil styrning egentligen är. Begreppet används frekvent och dyker ofta upp när en verksamhet eller dess chef ska visa att de ligger i framkant. Begreppet är dock mycket mer än bara ett ”buzzword”. Den pågående spridningen av Corona är ett utmärkt exempel som kommer ställer krav på att företag kan hantera helt nya villkor och förutsättningar.

Agil styrning handlar om att snabbt kunna hantera nya förutsättningar och villkor utan att tappa siktet på det långsiktiga målet. Att parera för oförutsedda händelser är en påtaglig konkurrensfördel och de historiska exemplen är allt för många på de som har misslyckats. Att jobba med agil styrning innebär inte att långsiktiga mål ska ifrågasättas utan snarare att vägen dit inte är rak, utan kräver konstanta justeringar.

 

Planeringsprocessen – det viktigaste styrningsverktyget

Det viktigaste verktyget för styrning är planeringsprocessen. Vare sig det är ett mindre IT-projekt eller koncernens konsoliderade affärsplan utgör planeringen kärnan i vägen framåt. Argument kan framföras att utfallsrapporteringen har större påverkan men att styra på historiska siffror lika effektiv som att köra bil och enbart titta i backspegeln.

 

”Att styra på historiska siffror är lika effektivt som att köra bil och enbart titta i backspegeln.”

 

Budget eller agil planering?

Än i dag har budgeten en central roll i planeringsprocessen. De flesta verksamheter gör en affärsplan som sträcker sig över ett antal år. I värsta fall innehåller den en relativt detaljerad resultat- och balansräkning och saknar tydliga projekt på hur målen ska nås. Utifrån affärsplanen, görs en detaljerad budget för nästa kalender år. Syftet är att planera året som kommer, uppskatta det ekonomiska utfallet och ge styrelsen något att hålla i när det börjar blåsa. Med budgeten går det enkelt att hitta någon att skylla på då resultat inte ligger i linje med vad som lovades till styrelsen.

 

Den agila planeringsprocessens fem områden

Om man på allvar vill styra en verksamhet agilt är det i första hand planeringsprocessen som måste revideras. Att en gång om året definiera vad som ska göras nästa verksamhetsår och sedan exekvera planen är dömt att misslyckas. För att hantera agil styrning bör fem områden revideras:

 

1. Tidshorisont

Vad som är en rimlig tidshorisont att styra på beror på bransch, hur affärsmodellen ser ut men även vilken del av verksamheten som ska planeras. Underhållsplaner för fastigheter kan vara 10-20 år medans beläggningsläget för en konsultorganisation sällan är träffsäker efter två månader. Om verksamheten ska drivas agilt måste planeringshorisonten anpassas och kalenderåret är sannolikt inte relevant. Den traditionella budgeten som är låst vid ett kalenderår hämmar en agil styrning.

2. Frekvens

En uppdatering av försäljningsprognosen kan vara relevant på veckobasis likaså uppföljning av specifika projekt. Däremot ska inte det totala resultatet av verksamheten estimeras oftare än på månadsbasis och då måste även hänsyn tas till tidshorisonten samt mängden data som samlas in. En högre frekvens ökar arbetsbelastningen på organisationen och måste därför anpassas för att vara så effektiv som möjligt (process, systemstöd, mängd data, drivare etc).

3. Mängden data/detaljer

En prognos som uppdateras med hög frekvens och som täcker en period som är rimlig att uppskatta med bra träffsäkerhet får inte högre kvalitet för att samtliga detaljer samlas in. En prognos är endera exakt fel eller ungefär rätt. Om verksamheten ska drivas agilt gäller det att samla in data på en relevant/högre nivå då jobbet görs med högre frekvens. Går det att hitta de bakomliggande drivarna till ett resultat har mycket vunnits att följa upp och styra på dessa.

4. Scenarioplanering

Ett av våra största industriföretag har en föredömlig process som tar fram tre scenarion och där det finns tydliga aktiviteter till varje scenario. Om t.ex. tillväxten uteblir finns färdiga

planer att exekvera och likaså när resultatet blir bättre än förväntat. Allt bygger på att beslut fattas på senast tillgängliga information.

5. Belöningssystem

Att hantera agil styrning påverkar också bonussystem. I allt för många företag är årsmålet (budgeten) underlag för bonus och således är det mot årsmålet som skutan styrs. Det finns då uppenbara risker att belöningssystemet hämmar en agil styrning.

 

Summering

Agil verksamhetsstyrning blir allt mer relevant mot bakgrund av vad som händer i omvärlden. En process som håller ögat på det långsiktiga målet men samtidigt ger möjlighet att anpassa verksamheten givet senaste tillgängliga informationen ökar möjligheten till framgång. Vi kan med säkerhet säga att framtiden inte blir som vi har planerat varför förberedda handlingsplaner (scenarioplanering) är nyckeln till framgång.